Radni vodič za jedan proces
Kako mapirati jedan zahtjev iz Vibera, WhatsAppa, telefona, emaila ili Excela
Koristite ovaj vodič kao radni list za jednu stvarnu porudžbinu, ponudu ili upit prije nego što odlučite šta treba automatizovati.
01
Izaberite jedan konkretan slučaj
Uzmite jedan tipičan zahtjev iz prethodne sedmice. Ne pokušavajte odmah da opišete cijelu firmu. Cilj je da vidite gdje se taj jedan zahtjev prvi put pojavi, ko ga preuzima, gdje se prepisuje i kada kupac dobija sljedeći odgovor.
- 01
Jedna poruka iz Vibera ili WhatsAppa u kojoj kupac traži cijenu, rok ili dostupnost.
- 02
Jedan telefonski poziv poslije kog neko treba da pošalje ponudu ili potvrdu.
- 03
Jedna linija u Excelu za ponudu koja još čeka odgovor kupca.
- 04
Jedan email sa izmjenom porudžbine, količine, adrese ili dogovorenog roka.
- 05
Jedan zahtjev koji je kasnio jer nije bilo jasno ko ga drži.
02
Mapirajte zahtjev u 20 minuta
Ne crtajte idealan proces. Zapišite šta se stvarno desilo od prvog kontakta do sljedećeg odgovora kupcu. Tražite mjesta gdje se podatak kopira, čeka ili zavisi od pamćenja.
- 01
Kanal ulaza
Gdje je zahtjev prvi put stigao: Viber, WhatsApp, telefon, email, forma ili Excel.
- 02
Podatak koji se kopira
Koji detalji se prepisuju u tabelu, poruku, email, fakturu ili drugi alat.
- 03
Status i vlasnik
Ko je trenutno odgovoran i u kom je stanju posao: novo, čeka ponudu, poslato, čeka kupca ili završeno.
- 04
Sljedeći kontakt
Kada kupac treba da dobije odgovor i šta tačno treba uraditi prije toga.
03
Pratite samo polja koja mijenjaju odluku
Ako polje ne pomaže nekome da odluči, odgovori kupcu ili vidi kašnjenje, ne ide u prvu verziju. Mala firma ne treba još jednu administraciju.
Kanal: odakle je zahtjev stigao.
Kupac i kontakt: ime, firma, telefon ili email.
Kratak opis: šta kupac traži i koji je rok važan.
Status: novo, u obradi, ponuda poslata, čeka odgovor, završeno.
Vlasnik: osoba koja trenutno drži sljedeći korak.
Sljedeći kontakt: datum ili dogovoreni trenutak za odgovor.
Link: ponuda, email, dokument ili postojeći zapis.
04
Kako izgleda mala prva verzija
Danas
Viber ili WhatsApp poruka ostaje u chatu.
Radni zapis
Zahtjev se unosi u listu sa kanalom, kupcem, opisom i vlasnikom.
Dobitak
01Tim ne traži dogovor po privatnim porukama.
Danas
Excel ima ponudu, ali ne pokazuje šta se čeka.
Radni zapis
Svaka ponuda ima status i datum sljedećeg kontakta.
Dobitak
02Otvorene ponude se vide prije nego što postanu problem.
Danas
Vlasnik pita tim za dnevni status.
Radni zapis
Pregled otvorenih, čekajućih i zakašnjelih zahtjeva.
Dobitak
03Pažnja ide prvo na posao koji može da ispadne.
Sljedeći vodič
Provjerite da li Excel još pomaže.
Kada vidite gdje jedan zahtjev putuje, sljedeće pitanje je jednostavno: da li Excel i dalje pomaže, ili već skriva status i odgovornost?