Vodič za ponude i porudžbine
Praćenje ponuda i porudžbina u Excelu: kada pomaže, a kada pravi greške
Excel je često dobar početak. Problem nastaje kada tabela ne pokazuje ko drži sljedeći korak, šta kasni i kada kupac treba da dobije odgovor.
01
Znakovi da tabela više nije dovoljna
Ne treba odmah zamijeniti Excel. Prvo provjerite da li tabela još uvijek pomaže timu da odgovori kupcu ili je postala mjesto gdje se status skriva.
- 01
Ponuda postoji u Excelu, ali niko ne zna da li kupac čeka odgovor ili mi čekamo kupca.
- 02
Isti podaci se kopiraju iz chata u tabelu, pa u email, pa u račun.
- 03
Samo jedna osoba zna šta znače boje, skraćenice ili komentari u tabeli.
- 04
Vlasnik mora da pita za status jer tabela ne pokazuje otvoreno, zakašnjelo i završeno.
- 05
Nema jasnog datuma sljedećeg kontakta, pa se praćenje radi iz pamćenja.
02
Odvojite obračun od praćenja posla
Excel može da računa cijenu, količine i maržu. Praćenje posla traži drugačije informacije: status, vlasnika i sljedeći kontakt. Kada se to pomiješa, tabela postaje teška za svakodnevni rad.
- 01
Ostavite Excel tamo gdje računa
Cijene, količine, popusti i marže mogu ostati u tabeli ako su timu jasni.
- 02
Dodajte jedan status
Koristite nekoliko stanja koja svi razumiju: novo, ponuda poslata, čeka kupca, treba odgovor, završeno.
- 03
Dodajte vlasnika
Svaki otvoreni red treba jednu osobu koja drži sljedeći korak.
- 04
Dodajte sljedeći kontakt
Bez datuma ili dogovorenog trenutka praćenje brzo zavisi od pamćenja.
03
Prva verzija ne mora da izbaci Excel
Najčešće je dovoljno napraviti mali radni zapis oko postojeće tabele: ko je kupac, šta se čeka, ko radi sljedeće i gdje je link do ponude.
Jedan vlasnik za svaki otvoreni posao.
Jedan status koji tim koristi na isti način.
Jedan datum ili dogovor za sljedeći kontakt.
Link do ponude, emaila ili dokumenta.
Pregled otvorenog, zakašnjelog i završenog posla.
Mjesto za kratku napomenu, ne za cijelu istoriju.
04
Kako Excel ostaje koristan
Danas
Tabela ima mnogo kolona i komentara.
Radni zapis
Radni pregled pokazuje samo status, vlasnika i sljedeći kontakt.
Dobitak
01Tim vidi šta treba uraditi danas.
Danas
Boje u tabeli zna samo jedna osoba.
Radni zapis
Statusi se biraju iz kratke liste koju svi razumiju.
Dobitak
02Manje objašnjavanja i manje pogrešnih pretpostavki.
Danas
Ponude se zaborave poslije slanja.
Radni zapis
Svaka poslata ponuda ima datum praćenja.
Dobitak
03Otvoreni prihod se ne gubi zbog pamćenja.
Sljedeći vodič
Izaberite jedan mali proces za v1.
Kada znate šta Excel treba da radi, lakše je izabrati jedan mali proces za prvu digitalnu verziju, bez velikog ERP projekta.